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俗话说:“巧妇难为无米之炊。”对销售人员而言,所掌握的客户资料就是他们的“米”。因此,有效整理这些客户资料是非常重要的。也就是说,在拜访客户之前,销售人员一定要不惜花费大量的时间和精力,对客户资料分门别类地进行整理。

那么,客户的资料应该如何进行整理呢?下面,我为大家介绍具体的方法。

1.鉴别客户的资料

销售人员在收集好客户的资料之后应进行筛选,以明确他们的使用价值。通常,鉴别客户资料要考虑下列几点。

(1)判断所取得的客户资料是否具有代表性,是否能够真正反映客户的真实情况。如果不能真实反映客户的真实情况,就应当及时舍弃;否则,就会以假乱真,出现很大的偏差。

(2)判断所取得的客户资料是否可靠、准确。如果取得的并不是第一手资料,客户资料的来源就不具备权威性,可信度也就不高。可信度不高的客户资料不应当作为正式资料整理使用;否则,在判断上就可能会出现偏差。

(3)目前准备鉴别的客户资料与之前已经鉴别过的客户资料之间是否保持一致。如果它们之间存在着矛盾,或者与通过其他正规渠道取得的资料存在着矛盾,销售人员就应慎重使用,直至这些资料明确以后在采用。

(4)判断客户的资料是否具有时效性。一些很久以前的、时过境迁的客户资料不能真实地反映客户的现状。这些不具备时效性的资料就要及时舍弃。

总之,销售人员在鉴别客户资料时,应该甄别资料的代表性、可靠性、一致性与时效性,这样才能让客户的资料真实地反映客户的实际情况。

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2.整理客户的信息

销售人员可以按照客户的特点,对其个人信息及其所在公司和行业的信息进行整理。具体内容包括以下几项。

(1)整理客户的个人信息。其中包括客户的姓名、年龄、学历、职业、住址、家庭情况、兴趣、爱好、人际关系、个人习惯,以及与客户最近接触的情况和一些在拜访种能够用得上的重要信息。

(2)整理客户的公司以及公司所在行业的信息。其中包括公司的主要竞争对手、公司在行业中的地位,以及公司未来的发展趋势等。同时,销售人员还应该注意鉴别公司规模、市场占有情况、信用等级、行业特点、企业的宗旨和政策、决策人的姓名等相关信息,并作出详细的记录。

此外,为了便于携带和分析客户的资料,销售人员在拜访客户前还可以制作公司型和家庭型客户档案的表格,这样就可以让客户的信息变得更有条例,使用起来也更加方便。

通常客户的档案分为两种:一种是公司型客户档案,另一种是家庭型客户档案。销售人员可以把这两种档案中的内容制成表格,比如,对于公司型客户档案的表格来说,可以包括下列内容。

家庭型客户档案表格及内容如下:

3.把客户资料整理成电子版

将客户资料整理成电子版方便随时查看、修改,目前可以帮助销售人员整理客户资料的软件一般为CRM软件,但是有一些公司可能并没有采购CRM软件,销售人员可以自己挑选个人版的CRM软件使用,例如客套CRM,就提供个人版CRM。

总而言之,拜访客户前整理客户资料的工作虽然很烦琐,但却是非常必要的。销售人员必须要拿出足够的耐心和毅力来做好这项工作。有道是“磨刀不误砍柴工”。只有最大限度地发挥、利用客户资料的作用,销售人员才能提高工作效率。